Die Beschaffung eines (Desktop-) PCs oder Notebooks steht häufig am Anfang eines Beschäftigungsverhältnisses und ist ab da ein wiederkehrender Prozess. Für Fakultätsangehörige erfolgt die Beschaffung i.d.R. im jeweiligen Institut. Wir beraten Sie aber gerne bei der Auswahl eines für Sie passenden Geräts.
Die meisten Hardwarebeschaffungen kann die TH Köln mit verschiedenen Rahmenvertragspartnern abwickeln. Diese bieten in der Regel die besten Konditionen und die Beschaffung an sich gestaltet sich einfacher. Allgemein gilt es aber bei IT-Beschaffungen an der TH Köln ein paar Punkte zu beachten. Welche das sind und eine Übersicht über die aktuellen Rahmenvertragspartner können Sie auf den Seiten der Campus-IT erfahren.
Beschaffung von PCs und Laptops
Derzeitiger Rahmenvertragspartner für PCs und Laptops ist die Firma Alsterarbeit, über welche wir Zugriff auf eine breite Produktpallette der Firma Dell haben. Einen Einblick und Zugang zum Konfigurator können Sie sich über diesen Link verschaffen: Link zur Alsterarbeit (zum Einsehen der Preise ist eine Registrierung erforderlich) (Der Zugang ist nur über das Hochschulnetz, bzw. per VPN möglich). Für Geräte der Marke Apple besteht derzeit ein Rahmenvertrag mit der Firma Cancom. Sollte es bestimmte Umstände geben, welche die Beschaffung eines Gerätes außerhalb der Rahmenverträge notwendig machen, so ist dies unter Nennung eines schlüssigen Grundes möglich. Allgemein wird der Beschaffungsprozess allerdings dadurch erschwert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob im Rahmenvertrag das passende Gerät für Ihr Anliegen zu finden ist, wenden Sie sich einfach an uns.
Im Folgenden ein paar allgemeine Hinweise zur Beschaffung von PCs und Notebooks:
BACKUPS – keine Frage OB sondern höchstens WIE !
Die externe Festplatte wird irgendwo vergessen, das Notebook fällt runter oder die Festplatte verweigert aus sonstigen Gründen ihren Dienst. Es passiert jedem irgendwann! Auch Ihnen! Selbstgeißelungen ob der eigenen Bequemlichkeit oder Unkenntnis helfen dann auch nicht mehr. Und ein jeder wird erleichtert durchatmen, der regelmäßige Backups angefertigt hat. Und es ist vor allem nicht schwer oder besonders aufwändig. Eine wesentliche Grundregel ist nur, die wichtigen Daten in regelmäßigen Abständen auf einer anderen Festplatte zu sichern – am besten auf einer externen Festplatte, die Sie nicht mit Ihrem Notebook irgendwo vergessen können, oder Ihnen gestohlen werden kann.
Beschaffen Sie sich eine externe Festplatte und richten Sie sich einen regelmäßigen Termin in Ihrem Kalender ein, an welchem Sie sich zwingen, Ihre Daten zu sichern. Legen Sie sich Ordner mit Datum an, um auch mehrere Sicherungszeitpunkte abbilden zu können. Einfacher ist es, wenn Sie auf eine Softwarelösung zurückgreifen. Windows bringt Boardmittel mit, welche zuverlässig Backups Ihrer Daten erstellen können. Eine Anleitung finden Sie u.a. in diesem Artikel von Heise. Die Software VEEAM Endpoint Backup leistet auch seit Jahren gute Dienste.
Wir empfehlen Ihnen tägliche Backups vorzunehmen, aber mindestens einmal pro Woche.
Windows, Mac OS oder Linux?
Meist hat hier jeder eine eigene Präferenz. Zu beachten ist, dass was sich für den privaten Bereich bewährt hat, nicht auch zwangsläufig für den dienstlichen Gebrauch Verwendung finden kann. Microsoft Windows 10 ist das am meisten verbreitete Betriebssystem im Business-Sektor und wird von der Campus-IT am meisten supported. Alle von der Campus-IT bereitgestellten Anwendungen sind unter Windows lauffähig, und manchmal auch Windows exklusiv.
Für die meisten Anwendungen finden sich unter Mac OS Alternativlösungen, wenn denn keine native Anwendung verfügbar ist. Es gibt aber auch Ausnahmen. Geräte aus den Rahmenverträgen können i.d.R. mit bis zu fünf Jahren Garantie geordert werden. Dabei ist bei (Windows-)PCs und Notebooks üblich, dass der Service Vor-Ort (an der Hochschule oder auch bei Ihnen zuhause im Home-Office) erfolgt. Apple Geräte müssen in der Regel eingesendet werden. Wurde kein zusätzlicher Ersatzgeräteservice geordert, wird Ihnen in der Zeit auch kein Ersatzgerät gestellt. Die Vergangenheit hat leider gezeigt, dass Apple sich bei Hardwarefehlern nicht oder zumindest nicht sehr schnell „kulant“ zeigt und für eine Reparatur aufkommt. Für Mac OS bedingte Probleme kann nur wenig bis kein Support geleistet werden!
Linux gilt schon lange als das Betriebssystem IT-affiner Personen, welche sich bei Problemen selbst zu helfen wissen. Bei den Geräten aus den Rahmenverträgen handelt es sich um Businessgeräte, deren Hardwarekonfiguration eine breite Betriebssystemunterstützung mit sich bringt. Dennoch können nicht alle Geräte, welche mit Windows beschafft wurden, auch problemlos mit Linux betrieben werden (oder ohne größeren Aufwand). Dell bietet viele Geräte an, welche ausdrücklich unter Linux supported sind. Ob das Wunschgerät Ihrer Wahl für den Einsatz mit Linux geeignet ist, können wir Ihnen nicht sagen. Sollten Sie keine verlässlichen Aussagen/Testberichte dazu im Internet finden, raten wir von einer Bestellung „auf gut Glück“ ab. Softwareseitig werden Sie unter Linux für die meisten Anwendungen selbst Alternativen finden müssen. Für Linux-Geräte wird kein offizieller Support angeboten. Bei grundsätzlichen Fragen können Sie sich jedoch an das ADV-Labor in Person von Manuel Krischer wenden.
Wir empfehlen daher die Beschaffung von PCs und Notebooks mit einem Microsoft Windows Betriebssystem.
Windows-Lizenz mit bestellen oder gibt’s da was an der TH?
Der Konfigurator im aktuellen Rahmenvertrag bietet Ihnen häufig die Wahl, ob das Gerät mit einer Windows-Lizenz ausgeliefert werden soll oder nicht. Seit vielen Jahren hält sich ein Gerücht, nach dem die TH Windows-Lizenzen kostenlos bereitstellt und Sie folglich bei der Beschaffung auf die Lizenzkosten von ca. 60€ Netto verzichten können – Dem ist nicht so! Es stimmt, dass Sie bei der Campus-IT um ein Windows 10 Installationsimage bitten können. Hierbei handelt es sich allerdings um so genannte „Upgrade-Lizenzen“, auf welche nur bei einer vorhandenen, qualifiziertem Basislizenz zurückgegriffen werden darf. Kurzum: Wenn das Gerät ohne eine Windows-Lizenz beschafft wurde, muss vor dem Einsatz eine Basislizenz erworben werden, welche teurer ist, als wenn das Gerät direkt mit einer gültigen Lizenz beschafft worden wäre.
Bitte beschaffen Sie daher alle Geräte mit einer gültigen Windows-Lizenz, auch wenn Sie ggf. den Einsatz von Linux planen! Es geht hierbei auch um die Lizenzierung virtueller Windows-Systeme auf dem Gerät, als auch etwaige Nutzungsänderungen über die Jahre!
Soll ich eine Garantieverlängerung buchen?
Alle Geräte aus den Rahmenverträgen können mit bis zu 5 Jahren Garantie beschafft werden. Außer bei Apple Geräten sind die entsprechenden Garantien verhältnismäßig günstig und unbedingt zu empfehlen! Die Nutzungsdauer eines Notebooks beträgt in der Regel 5 Jahre, weshalb Sie auch eine Garantieverlängerung auf 5 Jahre mit beschaffen sollten. Für wenige Euros gibt auch eine „Keep-Your-Drive“-Erweiterung dazu – Sollte das Gerät nicht Vor-Ort repariert werden können, sind Sie nicht verpflichtet die Festplatte mit den Gerät einzuschicken. Bzw. sollte ein Festplattendefekt vorliegen findet kein Tausch statt, sondern Sie erhalten eine neue Festplatte, bzw. bei einem technischen Service dürfen Sie die alte (defekte) Festplatte behalten.
Wir empfehlen, alle Geräte mit einer Garantieverlängerung auf 5 Jahre sowie der „Keep-Your-Drive“-Option zu beschaffen.
CPU / RAM – Wie viel ist richtig?
Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, sondern ist ganz von dem geplanten Einsatzzweck abhängig. „Viel hilft viel“ ist kein passender Leitspruch bei der Dimensionierung von PCs und Notebooks. Eine besonders leistungsfähige CPU ist nicht nur teurer, sondern kann gerade in Notebooks auch die Wärmelast erhöhen. Viel RAM kostet viel, aber zu wenig RAM bremst ein überbeanspruchtes System deutlich aus. Zu berücksichtigen ist auch, dass das Gerät ca. fünf Jahre im Einsatz bleiben soll und für künftige Anforderungen nicht unterdimensioniert sein sollte. Pauschal empfehlen wir für ein System für Standard-Office-Anwendungen eine CPU mit 4 Kernen, 16 GB RAM und eine 512 GB SSD-Festplatte. Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, kommen Sie gerne auf uns zu.
SSD oder HDD – Was brauche ich und wie viel?
Grundsätzlich empfehlen wir eine Konfiguration mit Solid-State-Drives (SSD). Diese sind zwar teurer als Hard-Disk-Drives (HDD), aber dafür leichter, unempfindlicher gegenüber Stößen und extrem viel schneller. Es frustriert schnell, wenn das Öffnen von Anwendungen oder Suchen nach Dateien mehrere Minuten dauert, anstelle von Sekunden. Daher sollten Geräte stets mit einer SSD beschafft werden, auf welcher das Betriebssystem, Anwendungen und regelmäßig verwendete Dateien abgelegt werden und die Größe muss entsprechend dieser Daten angepasst werden. HDDs eignen sich als günstiger Speicher für das Ablegen extrem großer Datenmengen oder selten verwendeter Dateien. Meist spricht nichts dagegen Systembackups auf HDDs abzulegen, da so besonders viele Änderungen mit gespeichert werden können, ehe ältere Speicherpunkte gelöscht werden müssen.
4k, Full-HD, Touch oder nicht und welche Größe überhaupt? Wie finde ich das richtige Display?
Während an Desktop-PCs meist leicht mehr als ein Display angeschlossen werden oder leicht ein kleines gegen ein größeres Display getauscht werden kann, ist diese Frage bei der Beschaffung eines Notebooks essentiell. Die Displaygröße und -art ist meist ausschlaggebend für Größe und Gewicht eines Notebooks. Wird am Arbeitsplatz ein zusätzlicher Monitor eingesetzt und das Notebook nur selten als Hauptgerät verwendet, können höchsttransportable Geräte mit 12″ oder 13″-Displays ganz interessant sein. Extrem leistungsfähige Notebooks kommen häufig mit 15″ Displays daher, während sich 14″ Displays als guter Mittelweg mittlerweile etabliert haben. Eine Touch-Funktion ist ein natürlicher Eingabeweg und oft bequemer als das Hantieren mit einem Trackpad, aber macht das Gerät auch meist schwerer und hinterlässt natürlich Flecken. Wie hell ein Display werden kann ist vor allem interessant, wenn das Gerät auch im Freien bei Sonneneinstrahlung zum Einsatz kommen soll. Es gilt also viel zu bedenken – wir beraten Sie gerne.
Benötige ich keine, eine oder zwei Dockingstations?
Alle Businessgeräte können meist mit einer Dockingstation betrieben werden. Ein einfaches Kabel verbindet Ihr Notebook mit weiteren Monitoren, Maus, Tastatur, LAN und sonstiger Peripherie. Wer einen festen Arbeitsplatz hat, sollte sich Gedanken über die Anschaffung einer Dockingsstation machen. Wer viel im Büro und von zuhause arbeitet, für den lohnen sich vielleicht gar zwei.
